Bielefelds digitale Revolution: Wie E-Akten die Verwaltung verändern
Moritz Keller
Bielefelds digitale Revolution: Wie E-Akten die Verwaltung verändern
2017 startete die Stadt Bielefeld eine umfassende digitale Transformation, um ihre Kommunalverwaltung zu modernisieren. Das Projekt ersetzte aktenbasierte Unterlagen und den klassischen Postverkehr durch ein elektronisches Aktenmanagement – mit dem Ziel, Arbeitsabläufe in allen Behörden zu vereinfachen. Die Umstellung hat bereits erhebliche Veränderungen bewirkt, wie Mitarbeiter:innen auf Dokumente zugreifen und diese verwalten.
Vor der Digitalisierung bedeutete die Anfrage einer Akte aus einer anderen Abteilung oft, E-Mails zu schreiben, auf den internen Postverkehr zu warten oder physische Archive aufzusuchen. Diese Verzögerungen bremsten den täglichen Betrieb und schufen unnötige Bürokratie. Um diese Probleme zu lösen, führte Bielefeld die Lösung nscale eGov des Anbieters Ceyoniq ein – ein System für elektronische Akten, die sogenannten E-Akten, das die Dokumentenverwaltung in der gesamten Verwaltung vereinheitlichen sollte.
Die neue Plattform speichert Unterlagen in digitalen Aktenschränken, auf die berechtigte Mitarbeiter:innen aus verschiedenen Abteilungen zugreifen können. Jede Einheit kann die Verschlagwortung und Klassifizierung an ihre spezifischen Anforderungen anpassen, was Flexibilität bei gleichzeitiger Einheitlichkeit ermöglicht. Bis 2020 passte das Projektteam nach der ersten Implementierungsphase seine Strategie an und stellte vorerst spezialisierte Anwendungen zurück, um die Einführung zu beschleunigen.
Heute nutzen bereits 23 Behörden und kommunale Unternehmen das E-Akten-System im Vollbetrieb, weitere Abteilungen stehen kurz vor dem Wechsel. Die leistungsstarke Plattform ermöglicht eine sichere und effiziente Dokumentenbearbeitung und digitalisiert gleichzeitig zentrale Geschäftsprozesse. Informationen, für deren Beschaffung früher Tage nötig waren, stehen nun innerhalb von Minuten zur Verfügung – was Entscheidungsprozesse beschleunigt und den Verwaltungsaufwand verringert.
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Der Erfolg des Systems hat zu einer wachsenden Nachfrage geführt. Behörden beantragen Erweiterungen, und das Projektteam entwickelt Pläne für eine städtische Gesamtlösung. Die vollständige Einführung in der Bielefelder Verwaltung soll bis Ende 2026 abgeschlossen sein; weitere Entwicklungen sind bereits in Diskussion.
Die Umstellung auf elektronische Akten hat Bearbeitungszeiten verkürzt und die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen verbessert. Mit 23 Behörden, die das System bereits vollumfänglich nutzen, und weiteren Umstellungen im Gange wird die Plattform voraussichtlich in den nächsten zwei Jahren die gesamte Stadtverwaltung abdecken. Der Fokus des Projekts liegt nun auf der Skalierung und Verfeinerung der Lösung für eine noch breitere Anwendung.
